Quels sont vos droits en matière d’indemnité de télétravail ? Le télétravail s’étant largement développé ces dernières années, il est important pour les employeurs de connaître les possibilités en matière de remboursement des frais engagés par leurs salariés. Découvrez les montants, conditions et obligations des employeurs.
Quels frais peuvent être indemnisés en télétravail ?
Un salarié en télétravail bénéficie par principe des mêmes droits qu'un salarié présent dans les locaux de l'entreprise. Cela signifie que l'employeur a la possibilité de prendre en charge certains frais professionnels liés à cette organisation du travail.
L’URSSAF a, jusqu’à maintenant, identifié trois catégories de frais :
- Les frais fixes et variables : ces frais sont liés à l'utilisation d'un espace privé à des fins professionnelles. On peut retrouver par exemple le montant du loyer, proratisé en fonction de l’espace utilisé pour le télétravail, l’électricité, le chauffage, l’eau ou encore l’assurance habitation en cas de majoration liée au télétravail.
- Les frais de matériel et de connexion : ils vont compenser l'achat d'équipements informatiques, d’un téléphone professionnel, les abonnements internet ou téléphoniques ou encore d’autres fournitures (comme les founitures de bureau).
- Les frais d'aménagement d'un local spécifique : ces frais vont porter sur l’achat de mobilier de bureau ou d'équipements informatiques nécessaires, mais aussi sur les frais d’aménagement de l’espace pour le travail.
Quelles sont les méthodes de remboursement possibles ?
Le versement d’une allocation forfaitaire
L'employeur peut choisir de rembourser ces frais par le biais d'une allocation forfaitaire. Cette allocation est exonérée de cotisations et de contributions sociales, sous certaines conditions. Les montants exonérés vont dépendre de la mise en place ou non d’un accord collectif.
Plafond de l'allocation forfaitaire en l'absence d'accord collectif
- Par jour de télétravail : 2,70 € (dans la limite de 59,40 € par mois)
- Par mois (selon le nombre de jours télétravaillés par semaine) : 10,90 € pour un jour de télétravail par semaine
Exemple : Un salarié travaillant à distance deux jours par semaine peut percevoir jusqu'à 21,80 € par mois sans avoir à fournir de justificatif.
Plafond de l'allocation forfaitaire en cas d’accord collectif
Si un accord collectif (convention de branche, accord de groupe, accord professionnel ou interprofessionnel) prévoit une indemnisation spécifique, les plafonds d’exonération de cotisations sociales prévus par l’URSSAF sont plus élevés :
- Par jour de télétravail : 3,25 € (dans la limite de 71,50 € par mois)
- Par mois (selon le nombre de jours télétravaillés par semaine) : 13 € pour un jour de télétravail par semaine.
Attention : on confond souvent le montant exonéré donné par l’URSSAF avec le montant qu’un employeur doit verser à son salarié. En réalité, le montant de l’allocation forfaitaire de télétravail reste à la discrétion de l’employeur. En revanche, si ce montant d’allocation dépasse les plafonds donnés par l’URSSAF, l'exonération de cotisations sociales ne sera accordée que si des justificatifs sont présentés lors d'un contrôle de l'Urssaf. Sinon, le montant dépassant les seuils d’exonération seront à réintégrer dans la base des cotisations sociales.
Exemple : un employeur verse une allocation forfaitaire de 3 € par jour, en l’absence d’un accord collectif. Le plafond d’exonération donné par l’URSSAF est de 2.70€, la différence de 0.30 € sera soumise à cotisations sociales, sauf si vous arrivez à justifier le montant des dépenses réellement engagées par le salarié.
Le remboursement des frais réels engagés par le salarié
L’employeur a bien sûr la possibilité de rembourser les frais réels du salarié.
Seule contrainte : le salarié doit obligatoirement fournir les justificatifs et il faut également que ces dépenses soient faites dans l’intérêt de l’employeur afin de pouvoir être exonérées de cotisations sociales en totalité.
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