Les obligations des employeurs envers leurs employés : un guide complet

En tant qu'employeur, il est essentiel de bien comprendre et respecter vos obligations légales envers vos employés. Cela va en effet permettre de maintenir un environnement de travail sain, productif et conforme à la loi. Voici un aperçu détaillé des principales obligations que vous devez connaître et mettre en œuvre :

1. Respecter le contrat de travail :

Nous commençons par le plus évident, à savoir le contrat de travail, qui est la pierre angulaire de la relation entre l’employeur et son salarié. Il doit obligatoirement comporter plusieurs mentions, telles que :

• L'identité et l'adresse des parties
• La date de début du contrat
• Le lieu de travail
• La rémunération
• La durée des congés payés
• La durée de la période d'essai (le cas échéant)
• La convention collective applicable
• Les horaires de travail
• La description précise des tâches et responsabilités

Le respect du contrat de travail est crucial pour plusieurs raisons :

• Il permet d’établir une base claire pour la relation , réduisant les malentendus et les conflits potentiels.
• Il protège les droits et les intérêts des deux parties, en définissant clairement les attentes et les obligations mutuelles.
• Il assure la conformité légale, évitant ainsi les risques de litiges et de sanctions.
• Il contribue à créer un environnement de travail stable et équitable, favorisant la confiance et la productivité.

Le non-respect du contrat de travail peut avoir des conséquences graves, allant de la détérioration des relations de travail à des poursuites judiciaires. Il est donc essentiel pour les employeurs de veiller à ce que tous les aspects du contrat soient respectés et mis en œuvre de manière cohérente.

2. Procéder au paiement du salaire :

Le paiement régulier et ponctuel du salaire est une obligation fondamentale. Pour un salarié mensualisé, le versement du salaire ne doit pas excéder un intervalle de 30 jours calendaires. Quant aux salariés non mensualisés, le paiement doit généralement s'effectuer deux fois par mois, avec un écart maximum de 16 jours.

Contrairement à une idée reçue, un retard de paiement peut entraîner de sérieuses conséquences légales pour l'employeur. Ce dernier sera tenu de verser des dommages et intérêts au salarié, calculés selon le taux légal en vigueur.

Il faut également souligner que si le retard résulte de la mauvaise foi de l'employeur et cause un préjudice au salarié, celui-ci est en droit de réclamer des dommages et intérêts supplémentaires.

3. Remettre le bulletin de paie au salarié :

L’obligation de paiement s’accompagne de la remise du bulletin de salaire original, au format papier ou dématérialisé, au moment du paiement du salaire.

Il peut être judicieux également de rappeler que l’employeur est obligé de conserver le double des bulletins de paie de ses salariés pendant une période d’au moins 5 ans.

En revanche, si le salarié perd son bulletin de salaire, l’employeur n’a aucune obligation de lui en remettre une copie.

4. Garantir la protection sociale du salarié :

La protection sociale du salarié englobe un large éventail de responsabilités pour l'employeur.

L'inscription du salarié commence par la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE). Cette démarche permet d'immatriculer le salarié à la CPAM et de programmer la visite d'information et de prévention. Cette visite, obligatoire pour les nouveaux salariés, doit être effectuée dans les trois mois suivant la date d'embauche.

L'employeur doit également inscrire le salarié à la mutuelle et à la prévoyance.

Attention : depuis 2016, toute entreprise en France doit obligatoirement proposer un contrat de mutuelle à ses salariés. Tous les salariés doivent y adhérer, sauf dans certains cas d'exemption où le salarié doit fournir un justificatif à son employeur.

Quant à la prévoyance, l'obligation légale ne concerne que les salariés ayant un statut de cotisant « cadre ». Cependant, la pratique courante veut que la plupart des entreprises mettent en place un contrat de prévoyance complémentaire obligatoire et collectif pour tous leurs collaborateurs, indépendamment de leur statut.

5. Assurer la sécurité et la santé des salariés au travail :

L’employeur est soumis à une obligation de garantie de la sécurité et la santé de ses salariés au travail.

Cette obligation implique une approche proactive et globale de la sécurité au travail. L'employeur doit non seulement identifier et prévenir les risques potentiels, mais aussi créer un environnement de travail qui favorise activement le bien-être physique et mental des employés. Cela inclut :

• La mise en place d'une politique de sécurité claire et complète
• L'organisation régulière de formations sur la sécurité et la santé au travail
• L'adaptation continue des mesures de sécurité en fonction des évolutions du lieu de travail
• La promotion d'une culture de la sécurité au sein de l'entreprise
• La surveillance et l'amélioration constantes des conditions de travail

Il est important de comprendre que l'obligation de sécurité de l'employeur est très sérieuse, mais pas absolue. Cela signifie que l'employeur doit faire tout son possible pour assurer la sécurité et protéger la santé des employés mais, cependant, on ne lui demande pas de garantir qu'il n'y aura jamais aucun problème.

6. L'obligation de formation professionnelle :

Former ses employés n'est pas qu'une obligation légale - c'est aussi un bon investissement pour votre entreprise. En tant qu'employeur, vous devez mettre en place des formations adaptées à vos équipes.

La première chose à faire est de créer un plan de formation. C'est un document simple qui liste toutes les formations prévues pour l'année. Ce plan doit prendre en compte à la fois les besoins de l'entreprise et ceux des employés. Il faut le mettre à jour régulièrement et bien expliquer son contenu à toute l'équipe.

Il est aussi très important de bien informer vos employés sur leurs droits à la formation. Vous devez leur expliquer comment utiliser leur Compte Personnel de Formation (CPF) et leur parler des autres options de formation disponibles. Ainsi, ils pourront participer activement à leur propre développement professionnel.

La formation a bien sûr un coût pour l'entreprise. En plus du budget minimum obligatoire, beaucoup d'employeurs choisissent d'investir plus dans la formation. Pourquoi ? Parce qu'ils y voient plusieurs avantages : des employés plus compétents, plus motivés, qui restent plus longtemps dans l'entreprise, et une entreprise plus performante.

7. Réaliser des entretiens professionnels

Il existe deux types d'entretiens importants dans l'entreprise : l'entretien professionnel et l'entretien annuel d'évaluation. Voyons leurs différences.

L'entretien professionnel est obligatoire par la loi depuis 2014. Il doit se faire tous les deux ans. Son but ? Parler avec le salarié de son avenir dans l'entreprise et de son développement professionnel.

L'entretien annuel d'évaluation, lui, n'est pas obligatoire mais très courant. Comme son nom l'indique, il a lieu chaque année. C'est un moment pour faire le point sur le travail accompli, parler des réussites et des difficultés, et fixer les objectifs pour l'année suivante.

Pour l'entretien professionnel, voici ce qu'il faut savoir :

• Il a lieu tous les deux ans
• Il sert à discuter des possibilités d'évolution du salarié
• On y parle des formations possibles et des changements de poste souhaités
• Tous les six ans, on fait un bilan plus complet du parcours du salarié

Pour bien suivre ces entretiens, l'employeur doit :

• Prendre des notes pendant la discussion
• Rédiger un compte-rendu écrit
• En donner une copie au salarié
• Garder ces documents pour suivre l'évolution du salarié au fil du temps

8. Gérer la fin de collaboration :

Quand un salarié quitte l'entreprise, l'employeur doit lui remettre plusieurs documents importants le dernier jour de travail (même si le préavis n'est pas effectué). Voici les documents nécessaires :

1. Le certificat de travail : C'est un document qui indique quand le salarié a travaillé dans l'entreprise et quel poste il occupait. Il en aura besoin pour sa recherche d'emploi.
2. L'attestation Pôle Emploi : Ce document est nécessaire pour toucher le chômage. Il montre combien le salarié a gagné et pendant combien de temps il a travaillé.
3. Le solde de tout compte : C'est la liste de toutes les sommes que l'entreprise verse au salarié à son départ. Le salarié a 6 mois pour contester ce document après l'avoir signé.
4. Le dernier bulletin de paie : Il comprend le dernier salaire, les indemnités de départ et le paiement des congés non pris. C'est le dernier document qui clôture le contrat de travail.

Comme vous pouvez le constater, être employeur implique de nombreuses responsabilités légales et éthiques. En respectant scrupuleusement ces obligations, vous participez à créer, non seulement un environnement de travail conforme à la loi, mais également propice à l'épanouissement et à la productivité de vos employés.

Un logiciel RH comme malibou vous permet d'assurer vos obligations en tant qu'employeur. En effet, malibou vous permet de centraliser la paie et le SIRH dans une même plateforme. Vos collaborateurs ont accès à leurs bulletins de paie et peuvent réaliser leur entretien annuel dans le même outil.