Réussir l’onboarding des nouveaux collaborateurs : une approche complète IT et administrative

Réussir l’onboarding des nouveaux collaborateurs : une approche complète IT et administrative

L’onboarding est une étape cruciale pour assurer une intégration fluide des nouveaux collaborateurs. Pourtant, de nombreuses entreprises sous-estiment encore l'importance d'un processus bien structuré. En combinant les aspects administratifs et IT, il est possible d’offrir une expérience d’intégration optimisée qui favorise la productivité, l’engagement et la rétention des talents, les entreprises proposant un programme d'onboarding performant et bien structuré améliorent la rétention des nouveaux employés de 82 % et l'engagement des employés de 70 %.. 

Non, un collaborateur ne va pas quitter l’entreprise si l’onboarding est mal réalisé… enfin, quoique ! Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent dès le premier jour de la quitter.(1).
Que cela soit pour un collaborateur ou un logiciel, l’adoption est cruciale. 

Dans cet article nous allons explorer les étapes essentielles pour un onboarding réussi : avant et après l'arrivée du collaborateur

Les 3 étapes fondamentales pour un onboarding réussi

Étape 1 : Préparer l’arrivée du collaborateur

La phase de préparation est souvent négligée, mais elle joue un rôle déterminant pour offrir une expérience positive dès le premier jour. L’objectif de l’intégration est de faire en sorte que le salarié embauché ressente qu’il a un rôle à jouer dans l’entreprise, grâce à une mise en place anticipée de son poste de travail. Voici comment : 

1. Administratif : simplifiez les démarches
   
   • Créez une liste claire des documents nécessaires à fournir par le collaborateur avant son arrivée (pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile, etc.).
   • Utilisez un outil ou une plateforme centralisée pour collecter ces documents en toute sécurité.
2. IT : anticipez les besoins numériques
   
   • Matériel : Préparez l’ordinateur, le téléphone ou tout autre équipement requis, configuré avec les bons paramètres et logiciels.
   • Accès SaaS : Assurez-vous que le collaborateur aura accès aux outils SaaS nécessaires. Une plateforme comme Corma.io peut vous aider à gérer efficacement les abonnements et permissions.‍
   • Sécurité : Créez un compte utilisateur sécurisé avec les niveaux d’accès appropriés, et configurez l’authentification à deux facteurs (2FA). Un abonnement à un gestionnaire de mots de passe comme 1Password et Dashlane peut être utile.

Checklist  à réaliser en amont :

• Documents administratifs envoyés au collaborateur.
• Le profil du collaborateur a été créé dans votre outil SIRH ou transmis à votre cabinet-comptable
• Équipements IT commandés et configurés.
• Comptes SaaS créés et sécurisés.
• Plan d’accueil partagé avec le collaborateur.

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Étape 2 : Le premier jour

Le premier jour donne le ton. Il s’agit d’offrir une expérience structurée et accueillante.

1. Administratif RH : fluidifiez l’arrivée
   
   • Organisez une session d’accueil avec le service RH pour compléter les dernières formalités.
   • Fournissez un guide ou une feuille de route détaillant les premières étapes (tour des locaux, présentation des équipes, etc.).
2. IT : soyez opérationnel dès le jour 1
   
   • Remettez l’équipement configuré au collaborateur avec un kit d’accueil personnalisé (exemple : guide d’utilisation des outils internes).
   • Préparez une session de formation courte sur les outils SaaS essentiels et les règles de cybersécurité.

Checklist à réaliser le Jour 1 :

• Session d’accueil RH organisée.
• Remise des équipements IT.
• Formation express sur les outils et bonnes pratiques.

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Étape 3 : Les 30 premiers jours, l’intégration continue

Après l’euphorie du premier jour, l’objectif est de garantir une intégration durable grâce à un suivi rigoureux.

1. Administratif : un suivi régulier
   
   • Planifiez des points hebdomadaires pour répondre aux questions et vérifier l’intégration culturelle.
   • Assurez-vous que tous les documents administratifs sont bien enregistrés et conformes.
2. IT : optimisation et montée en compétence
   
   • Analysez l’utilisation des outils SaaS par le collaborateur pour détecter les éventuels besoins de formation complémentaire.
   • Automatisez les rappels pour renouveler ou ajuster les accès SaaS si nécessaire.
3. Feedback : écoutez vos collaborateurs
   
   • Recueillez du feedback sur l’expérience d’onboarding via des sondages ou entretiens. Au sein de malibou, vous pouvez planifier un entretien de feedback sur l’onboarding ou encore un rapport d’étonnement entre le responsable RH et le collaborateur
   • Utilisez ces données pour ajuster votre processus et identifier les axes d’amélioration.

Checklist de suivi (J+30) :

• Points hebdomadaires réalisés.
• Rapport d'étonnement sur ces premiers jours dans l'entreprise réalisé.
• Analyse des usages IT et ajustement des accès SaaS.
• Formation complémentaire proposée si nécessaire.

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Pourquoi un onboarding complet est essentiel

Un onboarding bien réalisé améliore non seulement l’expérience collaborateur mais également les performances de l’entreprise :

• Gain de temps administratif et RH : En centralisant et automatisant les processus RH grâce à .
• Productivité accélérée : Le collaborateur est opérationnel plus rapidement grâce à une gestion IT efficace.
• Engagement renforcé : Un onboarding fluide montre que l’entreprise se soucie de ses collaborateurs, augmentant leur motivation et leur loyauté.

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Conclusion

Réussir l’onboarding, c’est aligner les processus administratifs et IT pour créer une expérience sans friction, Pour autant, 65 % des entreprises n’ont pas de processus d’intégration clairement défini. En suivant ces étapes et en utilisant des solutions comme Corma.io et malibou pour simplifier et automatiser les tâches, votre entreprise pourra maximiser l’impact de chaque intégration. 

Un onboarding réussi, c’est avant tout offrir aux nouvelles recrues un cadre structuré et des outils intuitifs pour faciliter leur intégration. Avec malibou, tout est centralisé au même endroit, simplifiant ainsi le parcours des nouveaux collaborateurs.

Dès leur arrivée, ils retrouvent en un clic leurs documents administratifs essentiels (contrats, avenants, RIB, etc.), ainsi que leurs bulletins de paie, garantissant une transparence totale. De plus, malibou permet d’organiser facilement un entretien de feedback ou un rapport d’étonnement, essentiel pour recueillir leurs premières impressions et optimiser leur intégration. En centralisant toutes les informations RH et en facilitant les échanges, malibou permet aux entreprises de proposer un onboarding fluide et engageant, garantissant une meilleure rétention des talents

Commencez dès aujourd’hui à repenser votre processus d’onboarding et donnez à vos nouveaux collaborateurs les clés pour réussir dès le premier jour.

Source :

(1) https://elandestalents.apicil.com/recrutement/rh-integrer-nouvelles-recrues-onboarding/

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